Rechnungsprogramm für Handwerker: GoBD-konform in 5 Minuten

Warum Handwerker ein Rechnungsprogramm brauchen

Viele Handwerksbetriebe erstellen Rechnungen noch mit Word oder Excel. ein Modell, das gleich mehrere Risiken birgt. Erstens fehlen regelmäßig Pflichtangaben nach §14 UStG, was zu Vorsteuerabzugsproblemen beim Auftraggeber führt. Zweitens lassen sich Dokumente im Nachhinein verändern, was der GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit widerspricht. Drittens kostet manuelle Rechnungsstellung wertvolle Zeit, die besser auf der Baustelle eingesetzt wäre.

Ein spezialisiertes Rechnungsprogramm für Handwerker löst diese Probleme auf einen Schlag: Pflichtangaben werden automatisch befüllt, Rechnungen können nach dem Versand nicht mehr geändert werden, und der gesamte Vorgang dauert statt 30 Minuten nur noch wenige Klicks.

Besonders wichtig: Ab 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Umsatz. Wer jetzt auf digitale Rechnungsstellung umstellt, ist frühzeitig vorbereitet. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung im Handwerk 2026.

GoBD-Pflichtangaben auf der Rechnung (§14 UStG)

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie Belege zu erstellen, zu speichern und zu archivieren sind. Für Rechnungen im Handwerk gelten dabei zwei Regelwerke parallel:

• 1§14 UStG legt fest, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann.
• 2GoBD verlangen, dass digitale Belege unverfälschbar, vollständig, geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. in der Regel 10 Jahre.

Ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm muss sicherstellen, dass finalisierte Rechnungen nicht mehr verändert werden können (Unverfälschbarkeit), dass jede Änderung protokolliert wird (Audit-Trail) und dass fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken vergeben werden.

Checkliste: 10 Pflichtangaben auf jeder Handwerker-Rechnung

Nach §14 Abs. 4 UStG müssen folgende Angaben auf jeder Rechnung stehen. Fehlt auch nur eine, riskiert der Empfänger den Vorsteuerabzug:

1. 01

   Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

   Ihr Firmenname und Ihre Geschäftsadresse genau wie im Handelsregister.

2. 02

   Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers

   Rechnungsanschrift des Kunden oder Auftraggebers.

3. 03

   Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

   Entweder Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre USt-IdNr. (DE-Nummer).

4. 04

   Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)

   Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.

5. 05

   Fortlaufende Rechnungsnummer

   Eindeutig und einmalig. keine Lücken erlaubt. Z. B. RG-2026-0042.

6. 06

   Menge und Art der gelieferten Leistung

   Genaue Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, z. B. „Elektroinstallation EG, 8 Std.“

7. 07

   Zeitpunkt der Leistungserbringung

   Datum oder Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.

8. 08

   Nettobetrag (Entgelt)

   Der Rechnungsbetrag vor Steuern, aufgeteilt nach Steuersätzen.

9. 09

   Steuersatz und Steuerbetrag

   Anzuwendender MwSt-Satz (7 % oder 19 %) und der daraus resultierende Betrag.

10. 10

    Gesamtbetrag (Brutto)

    Endbetrag inklusive aller Steuern.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Im Handwerk kommen regelmäßig fünf verschiedene Rechnungstypen zum Einsatz. Ein gutes Rechnungsprogramm muss alle davon beherrschen und korrekt miteinander verrechnen können:

HandwerkManager unterstützt alle fünf Rechnungstypen mit automatischer Verrechnung: Erstellen Sie eine Abschlagsrechnung, wird der Betrag in der Schlussrechnung automatisch abgezogen. Stornierungen erzeugen eine Gegenbuchung im Audit-Log.

Die besten Rechnungsprogramme für Handwerker

Der Markt für Handwerkersoftware ist groß. von allgemeinen Buchhaltungslösungen bis zu spezialisierten Branchenprogrammen. Wir zeigen die wichtigsten Optionen und worauf es bei der Auswahl ankommt. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Artikel Handwerkersoftware Vergleich 2026.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• GoBD-Konformität: Rechnungen nach Versand nicht mehr veränderbar, lückenlose Nummernvergabe, Audit-Trail
• Alle 5 Rechnungstypen: Angebot, Abschlag, Schlussrechnung, Gutschrift, Storno
• DATEV-Export im CSV-Format für die einfache Übergabe an den Steuerberater
• ZUGFeRD / E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber und B2B-Kunden
• Mobile-first: Rechnungen auch vom Smartphone oder Tablet erstellen
• Integriertes Auftragsmanagement: Auftrag → Rechnung mit einem Klick

DATEV-Export: So funktioniert die Übergabe an den Steuerberater

Die meisten deutschen Steuerberater arbeiten mit DATEV. Damit Ihr Steuerberater Ihre Buchungsdaten ohne Handarbeit importieren kann, muss Ihr Rechnungsprogramm einen DATEV-kompatiblen CSV-Export liefern. im sogenannten DATEV-Buchungsstapel-Format.

In HandwerkManager funktioniert das in drei Schritten:

1. 1

   Zeitraum wählen

   Wählen Sie Monat oder Quartal im Export-Bereich der Einstellungen.

2. 2

   DATEV-CSV herunterladen

   Ein Klick erzeugt eine fertige CSV-Datei im DATEV-Buchungsstapel-Format.

3. 3

   An Steuerberater senden

   Datei per E-Mail oder über das Steuerberater-Portal einreichen. Fertig.

Der Export enthält alle relevanten Felder: Belegdatum, Gegenkonto, Buchungstext, Nettobetrag, Steuerschlüssel und Kostenstelle. So entfällt das lästige manuelle Ab­tippen in DATEV.

Zusätzlich unterstützt HandwerkManager ZUGFeRD, das maschinenlesbare E-Rechnungsformat. Damit sind Sie für die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich bereits heute vorbereitet. Details dazu im Artikel E-Rechnung im Handwerk 2026.

Fazit

Ein professionelles Rechnungsprogramm für Handwerker ist keine Luxus-Investition, sondern eine Notwendigkeit: Die GoBD verlangen revisionssichere Archivierung, §14 UStG schreibt zehn Pflichtangaben vor, und die E-Rechnungspflicht kommt schneller als viele denken.

Mit HandwerkManager erledigen Sie rechnung schreiben als Handwerker in wenigen Minuten: Alle Pflichtangaben werden automatisch befüllt, Rechnungen sind nach dem Versand GoBD-konform gesperrt, alle fünf Rechnungstypen stehen bereit, und der DATEV-Export ist ein Einzeiler.

Der Starter-Plan ist dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte, keine Vertragsbindung.